Privacyverklaring Letseldesk B.V.

Letseldesk B.V., mede handelend onder de naam Maassen Letseldesk (hierna: Letseldesk), gevestigd te Zevenaar en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 09186301, hecht groot belang aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe Letseldesk omgaat met informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals bedoeld in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Toepassing van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is van toepassing op de volgende categorieën natuurlijke personen van wie Letseldesk persoonsgegevens verwerkt:

• (potentiële) cliënten;
• alle overige personen die met Letseldesk contact opnemen of van wie Letseldesk persoonsgegevens verwerkt, met uitzondering van haar aandeelhouders, medewerkers en student-stagiaires.

Verwerking van persoonsgegevens

Letseldesk verwerkt persoonsgegevens die:

• een betrokkene zelf persoonlijk (tijdens een bespreking of bijeenkomst), telefonisch, of digitaal (via e-mail of het webformulier op de website van Letseldesk) heeft verstrekt, zoals contactgegevens en, afhankelijk van de aard van de gelegenheid of zaak, andere persoonsgegevens;
• een rechtsbijstand- of beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar, beroeps- of branchevereniging heeft verstrekt, ten behoeve van de behandeling van een zaak;
• Letseldesk heeft ontleend aan andere bronnen, zoals social media, openbare websites en het handelsregister van de Kamer van Koophandel;
• door andere personen of instanties, zoals geneeskundig hulpverleners, zorginstellingen, zorgaanbieders, schuldhulpverleners en werkgevers aan Letseldesk worden verstrekt.

De website van Letseldesk bevat geen social media knoppen, zoals LinkedIn, X of Facebook, en maakt geen gebruik van ‘cookies’. Letseldesk registreert geen gegevens van bezoekers van de kantoorwebsite. De informatie op het door een bezoeker van de kantoorwebsite ingevuld webformulier wordt door Letseldesk enkel gebruikt voor het opnemen van contact met die bezoeker over het door die bezoeker vermelde onderwerp.

Doeleinden verwerking persoonsgegevens

Letseldesk verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• het uitvoeren van een overeenkomst van opdracht tot het leveren van juridische diensten en de declaratie voor verrichte werkzaamheden;
• het voldoen aan een wettelijke verplichting;
• het verstrekken van informatie waar een betrokkene zelf om heeft gevraagd.

Rechtsgrond verwerking persoonsgegevens

Letseldesk verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

• toestemming van de betrokkene, welke altijd weer kan worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming voor de intrekking;
• uitvoering van of met het oog op het sluiten van een overeenkomst van opdracht tot het verlenen van juridische diensten, waaronder ook het declareren aan derden, zoals verzekeringsmaatschappijen;
• een wettelijke verplichting.

Verwerkers van persoonsgegevens

Voor het verwerken van persoonsgegevens kan Letseldesk dienstverleners inschakelen die uitsluitend volgens de instructies van Letseldesk persoonsgegevens verwerken. Letseldesk sluit met dienstverleners een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen die de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) daaraan stelt. Letseldesk maakt gebruik van een medisch adviseur voor het verkrijgen van medische adviezen en een automatiseerder die de IT-omgeving van het kantoor beheert en beveiligt. Letseldesk maakt geen gebruik van clouddiensten.

Persoonsgegevens delen met derden

Letseldesk deelt persoonsgegevens met derden, als dat voor de behandeling van een zaak of voor het voldoen aan een wettelijke verplichting nodig is. Voor de behandeling van een zaak kan het nodig zijn persoonsgegevens te delen in het kader van een gerechtelijke procedure (zoals met een wederpartij of een gerechtelijke instantie), het sluiten van een overeenkomst (met een wederpartij) of naar aanleiding van een gerechtelijke uitspraak (een deurwaarder). Letseldesk deelt geen persoonsgegevens met derden voor commerciële doeleinden.

Doorgifte buiten de EER

Letseldesk geeft in beginsel geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit toch noodzakelijk mocht zijn, draagt Letseldesk er zorg voor dat de doorgifte alleen plaatsvindt als de Europese Commissie heeft aangegeven dat het betreffende land een passend beschermingsniveau biedt of als sprake is van passende waarborgen in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Bewaren van gegevens

Letseldesk hanteert in beginsel de volgende bewaartermijnen:

• papieren werkdossier: tenminste 7 jaar en maximaal 20 jaar na afronding van de zaak. In uitzonderingsgevallen kunnen dossiers in het belang van de cliënt langer worden bewaard, bijvoorbeeld indien een vaststellingsovereenkomst is gesloten en daarin een (medisch) voorbehoud is opgenomen;
• digitaal zaakdossier: tenminste 7 jaar en maximaal 20 jaar na afronding van de zaak. In uitzonderingsgevallen kunnen dossiers in het belang van de cliënt langer worden bewaard, bijvoorbeeld indien een vaststellingsovereenkomst is gesloten en daarin een (medisch) voorbehoud is opgenomen;
• (financieel-)administratieve gegevens: 7 jaar na vastlegging van de gegevens;
• Gegevens van sollicitanten: 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure.

Wijzigingen privacyverklaring

Letseldesk behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring op enig moment te wijzigen. De wijzigingen worden op de website van Letseldesk gepubliceerd. Het is verstandig deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat u bekend bent met eventuele wijzigingen.

Rechten, vragen en klachten

Een betrokkene heeft het recht Letseldesk te verzoeken persoonsgegevens in te zien, te rectificeren, te verwijderen, over te dragen, de verwerking te beperken en tegen de verwerking bezwaar te maken. Een betrokkene kan hierover contact opnemen met Letseldesk door een e-mailbericht te sturen aan info@letseldesk.nl.

Ook indien u vragen of klachten heeft over de wijze waarop Letseldesk persoonsgegevens verwerkt, kunt u contact opnemen met Letseldesk door een e-mailbericht te sturen naar info@letseldesk.nl. Heeft u een klacht, dan zullen wij trachten die naar tevredenheid op te lossen. Lukt dat niet, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens (internet: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl).